Een vennootschap onder firma (vof) is een bedrijf waarin verschillende mensen of organisaties samenwerken onder dezelfde bedrijfsnaam. Iedere persoon of organisatie die meedoet, is mede-eigenaar. Deze mede-eigenaren heten ook wel vennoot. De vennoten delen de winst.
Iedere vennoot brengt iets in. Dit kan geld zijn, maar ook goederen of werk. Er geldt geen minimum bedrag om een vof te starten.
De vof is geen rechtspersoon. Vennoten zijn daarom met hun eigen geld aansprakelijk voor mogelijke schulden van het bedrijf.
U schrijft uw vof zelf in bij KVK. U start uw inschrijving online. Daarna maakt u een afspraak op een KVK-kantoor om de inschrijving af te maken. Alle basisgegevens zoals de naam, activiteit en de namen van de vennoten worden geregistreerd. Voor het inschrijven betaalt u een vergoeding.
KVK geeft de gegevens door aan de Belastingdienst. Vallen de activiteiten van de vof onder de omzetbelasting (btw)? Dan krijgt de vof van de Belastingdienst de nummers voor de btw.
Bij de oprichting schrijft u ook de uiteindelijk belanghebbenden in van uw vof. Dit doet u in het UBO-register bij KVK. Uiteindelijk belanghebbenden (in het Engels ‘ultimate beneficial owner’, afgekort UBO) zijn bijvoorbeeld personen die meer dan 25% eigendomsbelang hebben.
Een vennootschapscontract is niet verplicht, maar wel aan te raden. In een vennootschapscontract legt u afspraken vast over uw samenwerking. Bijvoorbeeld over hoeveel geld iedere vennoot inbrengt en hoe u de winst verdeelt. U kunt een vennootschapscontract zelf opstellen of u doet het via een advocaat of notaris.
Neem het vennootschapscontract mee als u zich gaat inschrijven bij KVK. KVK neemt een deel van de informatie op in het Handelsregister. Zoals het doel van de vof en de bevoegdheden van vennoten.
Lees meer over het vennootschapscontract.
U bent wettelijk verplicht een administratie bij te houden. U kunt dit zelf doen of uitbesteden aan een boekhouder of een accountant.
Elke vennoot betaalt zelf inkomstenbelasting over zijn eigen deel van de beloning of winst. Als de Belastingdienst u ziet als ondernemer voor de inkomstenbelasting, dan heeft u recht op mkb-winstvrijstelling. Voldoet u daarnaast aan het urencriterium, dan heeft u recht op meer belastingvoordeel, zoals de zelfstandigenaftrek. Starters hebben de eerste 3 jaar ook recht op startersaftrek. Lees meer over belastingvoordelen en aftrekposten.
De vof draagt btw af.
De vof is geen rechtspersoon. Dat betekent dat de vennoten verantwoordelijk zijn voor alle handelingen van de vof. En met hun eigen geld aansprakelijk zijn voor de financiën en mogelijke schulden. Een vennoot is privé aansprakelijk voor de gehele schuld van de vof. Ook als de schulden door een andere vennoot zijn gemaakt.
Schuldeisers kunnen kiezen of ze eerst aanspraak maken op het vermogen van het bedrijf of van de vennoten. Is dit niet genoeg om de schulden terug te betalen? Dan hebben schuldeisers het recht op het privévermogen van de vennoten. Al uw bezit telt mee om de schulden af te betalen, ook uw spaargeld en eigen huis.
Heeft u een partner? Dan kan het zijn dat ook uw partner moet meebetalen aan uw schulden. Of uw partner ook aansprakelijk is hangt af van hoe u uw relatie heeft vastgelegd en wanneer. Met huwelijkse of partnerschapsvoorwaarden kunt u voorkomen dat schuldeisers bij het geld van uw partner kunnen. Lees meer over de aansprakelijkheid van uw partner in uw situatie.
Heeft u of een andere vennoot privéschulden? De privéschuldeiser kan geen aanspraak maken op het zakelijk vermogen van de vof of het privévermogen van de andere vennoten.
Een vennoot die later bij de vof komt, is automatisch aansprakelijk voor schulden die zijn ontstaan voor zijn komst. Richt u niet zelf een vof op, maar stapt u in bij een bestaande vof? Controleer dan eerst de financiële situatie door alle papieren te lezen.
Vennoten die later toetreden kunnen onderling ook afspraken maken over de verdeling van mogelijke bestaande schulden van de vof. Als er dan een claim komt, vergoeden de andere vennoten het verschil aan de nieuwe vennoot. Daarnaast kan de vof hierover ook direct afspraken maken met de schuldeiser.
Vertrekt een vennoot? Dan blijft deze hoofdelijk aansprakelijk voor de schulden die zijn ontstaan tijdens zijn aanwezigheid. Ook hiervoor geldt dat de vennoten onderling afspraken kunnen maken over de verdeling en vergoeding van de schulden. Maar hierover kan de vof ook direct afspraken maken met de schuldeiser.
Let op: zolang u zich nog niet heeft uitgeschreven uit het Handelsregister van KVK blijft u aansprakelijk voor schulden die nog ontstaan. Vergeet u daarom niet uit te schrijven.
Iedere vennoot is tekenbevoegd. Dat betekent dat hij namens de vof contracten mag tekenen of bepaalde rechtshandelingen mag uitvoeren. Zoals een wijziging in het Handelsregister doorgeven. Wilt u dat er in sommige gevallen grenzen zijn aan wat een vennoot namens de vof mag tekenen? Bijvoorbeeld als het om hoge bedragen gaat? Dan kunt u daar afspraken over maken in het vof-contract. De afspraken over wie wat mag (bevoegdheden) legt u vast in het Handelsregister. Zo kunnen partijen waarmee u zaken doet controleren wat de bevoegdheden van een vennoot zijn.
De vof kan ook iemand anders een volmacht geven. Dat is een verklaring waarin staat dat deze persoon ook namens het bedrijf kan handelen. Schrijf deze persoon, de gevolmachtigde, in in het Handelsregister. Dit is niet verplicht, maar wel handig. Zo weten uw zakenpartners zeker wie er mag handelen namens het bedrijf.
Met een vof kunt u personeel aannemen. Voor het personeel betaalt u loonheffingen en sociale premies. Als u voor het eerst een werknemer aanneemt, dan moet u zich als werkgever registreren bij de Belastingdienst. Ook geeft u dit door aan KVK. Lees wat u moet regelen als u voor het eerst personeel aanneemt.
Als vennoot betaalt u premies voor de volksverzekeringen. U krijgt AOW vanaf de dag dat u uw AOW-gerechtigde leeftijd bereikt. De AOW is een minimuminkomen. U kunt zelf aanvullend pensioen regelen.
U heeft geen recht op een Ziektewet-, WW- of WIA-uitkering. Sluit daarom zelf een arbeidsongeschiktheidsverzekering af. Als u zwanger bent, heeft u recht op een zwangerschapsuitkering van minimaal 16 weken. Deze vraagt u aan bij UWV. Lees meer over de regels en voorwaarden.
Afhankelijk van uw onderneming, kan het verstandig zijn nog andere aanvullende verzekeringen af te sluiten.
Als een vennoot stopt of overlijdt, dan moet het bedrijf worden ontbonden en eindigt de vof. Wilt u dat de vof blijft bestaan na het wegvallen van een vennoot? Regel dit in het vennootschapscontract met een zogeheten verblijvensbeding of overnamebeding. Dat betekent dat de vennoot of vennoten die blijven de inbreng van de vertrokken of overleden vennoot overnemen. De vof kan bijvoorbeeld doorgaan als vof met een nieuwe vennoot. De vennoot die stopt schrijft zich uit bij KVK. Of de vof gaat verder als eenmanszaak als 1 overgebleven vennoot de onderneming voortzet. In het contract spreekt u af wie waar recht op heeft en hoe u het bedrijf verdeelt.
Als het bedrijf helemaal stopt, dan moet u de vennootschap ontbinden. Hiervoor moeten alle vennoten opzeggen. Na het opzeggen moeten de vennoten de bezittingen verdelen en vereffenen. Dit betekent dat de vennoten de schulden betalen en eventueel hun aandeel terugkrijgen in geld of natura, zoals producten. De manier waarop dit gebeurt, regelt u in het vennootschapscontract. U kunt bijvoorbeeld afspreken dat u wat overblijft verdeelt op basis van ieders winstaandeel. Of dat u bij overblijvende schulden de schulden vanuit uw privévermogen betaalt.
Geef wijzigingen over uw vof door aan KVK en de Belastingdienst.
Lees wat er komt kijken bij het stopzetten van uw vof.
U kunt een vof omzetten in een bv. Een van de verschillen is dat dan de bv verantwoordelijk is voor het bedrijf. En dus ook voor de financiën en eventuele schulden. Er zijn verschillende manieren om een vof om te zetten naar een bv. Dit zijn dezelfde stappen als voor het omzetten van een eenmanszaak in een bv.
Stopt of overlijdt een vennoot? Dan kunt u de vof omzetten in een eenmanszaak. Dit kan alleen als in het vennootschapscontract een zogeheten verblijvensbeding of overnamebeding staat. Dat betekent dat de vennoten die blijven de inbreng van de vertrokken of overleden vennoot overnemen.
U kunt ook een vof hebben samen met uw partner. Als de Belastingdienst beide partners als zelfstandig ondernemer ziet, dan levert dit dubbel belastingvoordeel op. U heeft immers allebei recht op diverse vrijstellingen en aftrekposten. Nadeel van een vof tussen partners is dat beide partners aansprakelijk zijn met hun privévermogen. Huwelijkse voorwaarden hebben doorgaans geen effect. De Belastingdienst kijkt bij een vof tussen partners extra streng of beide partners daadwerkelijk ondernemers zijn voor de inkomstenbelasting. Een vof tussen partners wordt ook wel man-vrouw firma genoemd.