Welke kosten van een kantoorruimte zijn aftrekbaar?

Niet alle kosten komen in aanmerking voor belastingaftrek

Welke kosten komen in aanmerking voor belastingaftrek en welke kosten niet? Hoe zit het met een kantoor aan huis? Welke zaken zijn in dat geval aftrekbaar voor de belasting? In dit artikel word je voorzien van informatie waarmee op jaarbasis een aanzienlijk bedrag bespaart kan worden. Dit geld kan weer goed gebruikt worden om te investeren in je onderneming waardoor je kunt groeien.

Aftrekposten voor een ondernemers die een kantoorruimte huren

Over het algemeen zijn alle zakelijke kosten die je maakt aftrekbaar. Deze kosten worden wel gescheiden in investeringen die over meerdere jaren afgeschreven worden en kosten die je in zijn totaal direct kunt aftrekken. Heb je als ondernemer een kantoorruimte gehuurd dan zijn in ieder geval de volgende zaken op te voeren als aftrekposten:

huur van een kantoor;

afschrijving en aanschaf van kantoormeubilair, -apparatuur en –behoeften;

drukwerk (briefpapier, enveloppen, visitekaartjes e.d.);

supplies (toner/inkt-cartridges);

porti;

schoonmaakkosten;

zakelijke telefoongesprekken;

internetverbinding.

In principe is het zo dat je geen verklaring hoeft af te leggen voor de kosten die je opvoert voor de belasting. Wel moeten deze kosten volledig uit zakelijk oogpunt zijn gemaakt. De Belastingdienst controleert de opgegeven kosten niet tenzij deze uit proportie zijn. Ook worden er steekproefgewijs controles uitgevoerd. Zorg er dus voor dat je administratie goed op orde is.

Aftrekposten voor ondernemers die een kantoorruimte aan huis hebben

Om aanspraak te maken op het aftrekken van kantoor- / huisvestingskosten voor de belasting in het geval van een kantoor aan huis, zijn onderstaande zaken van groot belang:

• jouw kantoor aan huis moet een eigen ingang hebben;
• jouw kantoor aan huis moet beschikken over eigen sanitaire voorzieningen;
• 30% van de inkomsten van de zaak wordt vanuit deze werkruimte verdiend. In het geval je naast een werkruimte thuis ook een kantoor buiten je huis hebt, ligt dit minimale percentage op 70%.

Houd dus als vuistregel aan dat enkel in het geval dat de werkruimte aan huis ook aan een derde verhuurd zou kunnen worden, de kosten voor de Inkomstenbelasting mogen worden afgetrokken. Mocht jouw kantoorruimte aan bovenstaande eisen voldoen dan kunnen verschillende kosten worden afgetrokken:

• 4% van de werkelijke waarde van het kantoor aan huis;
• een deel van de kosten voor gas, water en licht maar ook telefoon en internetkosten mits deze strikt zakelijk worden gebruikt;
• verzekeringen die relevant zijn voor de zaak;
• huur- of afschrijvingskosten van het deel van uw huis dat gebruikt wordt voor de zaak;
• heffingen zoals de onroerendezaakbelasting en waterschap/ hoogheemraadschap lasten;
• schoonmaakkosten (enkel voor de werkruimte);
• afschrijvingen aan verbouwing, inrichting en aankleding van de werkruimte;
• over het deel van het huis dat als zelfstandige werkruimte is ingericht hoeft geen eigenwoningforfait worden berekend;
• een deel van de hypotheekschuld kan aan de onderneming worden toegerekend.

De volgende zaken zijn bij een kantoor aan huis niet aftrekbaar ongeacht het feit dat deze wel gebruikt (kunnen) worden voor jouw onderneming:

• privé telefoon- en internetaansluiting (indien deze niet strikt zakelijk gebruikt wordt);
• apparatuur waarbij niet aangetoond kan worden dat deze strikt zakelijk gebruikt wordt;
• artikelen bedoeld voor persoonlijke verzorging.

Voor meer informatie gebruik je de rekenhulp van de Belastingdienst. Voldoet je kantoorruimte aan huis niet aan de voorwaarden dan zijn alle kosten gerelateerd aan huisvesting en inrichting niet aftrekbaar van de winst.

Kantoor aan huis of ruimte elders?

Huur je een bedrijfs- / kantoorruimte elders dan zij alle kosten aftrekbaar van de winst. Het kan dus goed mogelijk zijn dat het huren van een (flexibele) kantoorruimte op den duur goedkoper is dan het inrichten van een kantoor aan huis. Dit omdat je dan wel de kosten kunt aftrekken voor de belasting, terwijl je in het geval van een kantoor aan huis mogelijk minder tot geen aftrekmogelijkheden hebt.